품질보증감사 절차서

1. 목적

1.1. 본 절차서는 품질보증계획의 적합성과 이행상태를 확인하기 위한 계획되고 예정된 감사 활동에 대하여 기술한다.

2. 정의

2.1. 감사 : 승인된 품질계획의 요소 중 일부를 선정하여 대상 증거물의 조사를 통해 이들 요소들이 요건에 따라 확립, 문서화 및 시행되고 있는지 확인하기 위하여 수행하는 문서화된 평가. 공정관리나 재료 또는 품목의 수락여부 판정을 위한 검사는 이에 포함되지 않는다.

2.2. 내부감사(내부품질감사) : 제이에스솔루션의 조직구조 속에 포함되는 부분에 대한 감사를 말한다.

3. 책임과 권한

3.1. 품질팀장은 품질에 영향을 미치는 업무가 수행되는 모든 분야에 대한 품질보증계획의 이행상태를 확인하고 품질보증계획의 유효성을 평가하기 위해 내부감사를 실시할 책임이 있다.

3.2. 품질팀의 업무 수행에 대한 내부품질감사는 대표에게 그 책임과 권한이 있다.

3.3. 선임감사자는 감사를 수행할 책임과 권한이 있다.

4. 감사 준비

4.1. 감사 일정계획

4.1.1. 감사는 매년 진행중인 품질보증 업무의 범위와 연계하여 업무의 상태와 중요성을 토대로 계획되어야 한다.

4.1.2. 감사일정표(양식 1201-01)는 품질팀 기사가 작성, 품질팀장의 검토 및 대표의 승인을 받아야 한다. 감사 일정은 6개월 마다 검토되어야 하며, 진행중인 업무와 일치되도록 필요한 경우 개정되어야 한다.

4.1.3. 정기적으로 계획된 감사 이외에 품질팀장 및/또는 대표가 다음의 이유로 필요하다고 판단하는 경우 추가 감사를 실시할 수도 있다.

  1. 중요한 조직 재편성이나 절차서 개정과 같이 품질보증계획의 기능적 부분에 중요한 변화가 발생한 경우

  2. 품질보증계획의 결함으로 인하여 품질에 손상이 발생될 것으로 예상되는 경우

  3. 품질보증계획의 유효성에 대한 체계적이고 독립적인 평가가 요구되는 경우

  4. 요구되는 시정조치의 이행을 확인할 필요가 있는 경우

4.2. 감사 계획

4.2.1. 선임감사자는 각각의 감사에 대한 감사계획서(양식 1201-02)를 작성하여 품질팀장 또는 대표(품질팀에 대한 감사인 경우)의 검토와 승인을 받아야 한다.

4.2.2. 감사계획서에는 감사 범위, 관련 규정, 감사 직원, 감사될 업무, 통보받을 조직, 감사 점검표(양식 1201-03)를 포함한 적용 문서 및 감사일정 등이 명시되어야 한다.

4.3. 감사팀의 선정

4.3.1. 품질팀장은 각각의 감사에 대하여 감사가 시작되기 전에 감사팀을 선정 및 임명해야 한다. 품질팀에 대한 감사팀은 대표가 선정 및 임명한다.

4.3.2. 감사팀은 감사를 구성하고 감사보고서를 작성, 발행할 선임감사자 한 명 및/또는 한 명 이상의 감사자로 구성되어야 한다.

4.3.3. 감사팀 구성원들은 자격인정절차서(JSS-QAP-0203)에 따라 자격인정된 인원이어야 하며, 감사할 분야의 업무에 대한 직접적인 책임이 없어야 한다. 또한 감사팀 구성원들은 감사를 소신껏 효과적으로 이행하기 위해 충분한 권한과 조직적인 자율성이 보장되어야 한다.

4.3.4. 선임감사자는 감사팀이 감사 시작 전에 구성되었음을 보장해야 하며 이 사실을 감사 계획서상에 문서화해야 한다.

4.4. 감사통보

4.4.1. 품질팀장은 가능한 한 감사가 수행되기 최소 1주 전에 해당되는 조직에 감사 계획을 통보한다. 내부 감사인 경우에는 그러한 통보 없이 수행될 수도 있다.

4.5. 감사 점검표의 작성

4.5.1. 선임감사자는 해당문서를 검토하고 감사될 분야의 속성과 특성에 맞는 감사점검표를 작성해야 한다.

4.5.2. 감사점검표에는 점검항목 및 점검결과 등이 기술되어야 한다.

4.5.3. 감사점검표는 품질팀장의 검토와 승인을 받아야 하며, 품질팀에 대한 감사 점검표는 대표의 검토와 승인을 받아야 한다.

5. 감사 수행

5.1. 감사 전 회의

5.1.1. 감사팀은 피감사 조직과 감사 전 회의를 개최해야 한다.

5.1.2. 감사 전 회의의 목적

  1. 감사범위와 계획된 일정 확인

  2. 담당 분야 결정

  3. 감사 순서와 기간 결정

  4. 감사 후 회의 시간 결정

  5. 의사소통 경로 설정

5.1.3. 선임감사자는 참석자들이 감사 참석자 서명지(양식 1201-04)에 서명할 수 있도록 요청해야 한다.

5.2. 감사 절차

5.2.1. 감사팀 구성원들은 문서화된 절차서 또는 감사점검표에 따라 감사를 수행해야 한다.

5.2.2. 객관적 증거 자료들은 품질보증계획의 요건에 따라 확인되어야 한다. 선임감사자는 감사 기간 동안 조사된 모든 문서들을 감사점검표에 명시해야 한다. 감사 지적사항에 대한 객관적 증거 자료들은 감사점검표나 첨부 서류에 명시되어야 한다.

5.2.3. 품질보증계획의 요건들이 올바로 이행되었는지 감사해야 한다.

5.2.4. 품질보증계획에 대한 관찰 결과는 차기 계획의 개정에 반영될 수 있도록 감사점검표에 명시되어야 한다.

5.2.5. 감사 지적사항으로 인하여 감사점검표에 명시되지 않은 다른 문제점이 발견되는 경우, 감사점검표에 포함된 사항 이외의 추가 조사가 실시될 수 있다.

5.2.6. 감사 지적사항이 결정되면, 그 원인과 영향을 조사하고 시정조치 범위를 결정하기 위한 후속 감사가 수행될 수 있다.

5.2.7. 감사를 수행되는 동안 발견된 즉각적인 시정조치가 요구되는 상태에는 신속한 시정조치가 이루어질 수 있도록 선임감사자가 피감사조직의 관리자에게 즉시 통보해야 한다.

5.2.8. 감사 지적사항의 예

  1. 기술기준 요구사항을 효과적으로 이행하고 그 결과를 문서화하는데 따르는 문제점, 또는

  2. 명시된 절차상의 요구사항 일탈. 여기에는 감사를 수행하는 동안 발견하지 못하고 남겨졌더라면 허용할 수 없는 품질상태가 야기되었을지도 모르는 품목 또는 품질 요건이 불확실한 품목 등이 포함된다. 처리된 비교적 중요치 않은 사항(특히 감사 종료 전에 시정된 사항)은 감사 지적사항으로 간주되지 않는다.

5.2.9. 계획의 적용 범위나 방법론, 계획의 일반적 상황에 대한 설명, 특히 감사 지적사항에 관한 사항, 또는 감사기간 중 지적사항의 시정과 같은 사소한 변화는 관찰사항으로서 문서화되어야 한다. 또한 과거 감사 지적사항에 대한 후속조치 방안이나 품질보증계획을 이행하는데 있어 미해결된 결과도 관찰사항으로 문서화되어야 한다. 품목이 계획의 요구사항과 일치하는 경우, 계획의 유효성 또는 스타일을 향상시키기 위한 주석은 관찰 사항에 포함되지 않는다. 이러한 설명들은 감사보고서와 별도로 전달되어야 한다. 관찰 사항은 회신이 요구되지 않으며, 감사 지적사항으로 보고되어야 한다.

5.2.10 감사가 완료되면 선임감사자는 감사팀에 의해 명시된 감사 지적사항들을 종합 정리해야 한다.

5.3. 감사 후 회의

5.3.1. 감사가 완료되면 선임감사자는 피감사조직의 관리자와 감사 결과를 합의하기 위한 감사 후 회의를 열어야 한다. 회의 결과는 감사보고서에 기록되어야 하며, 그 결과를 명확히 하고 동의를 받기 위해 피감사 분야에 대한 책임을 가진 관리자에 의해 검토되도록 해야 한다.

5.3.2. 선임감사자는 피감사조직의 관리자와 함께 감사 지적사항을 검토하고, 그 지적사항을 시정하기 위해 수행되어야 할 활동들을 명시해야 한다.

5.3.3. 선임감사자는 참석자들이 감사 참석자 서명지에 서명할 수 있도록 요청해야 한다.

5.3.4. 감사 후 회의에서 감사결과에 대한 합의를 이루는 것이 바람직하다.

6. 보고

6.1. 감사보고서(양식 1201-05)는 감사완료 후 2주 내에 선임감사자에 의해 서명 및 발행되어야 한다. 감사보고서에는 다음의 사항들이 포함되어야 한다.

  1. 감사 범위

  2. 선임감사자 및 감사자의 이름

  3. 감사기간 중 접촉한 피감사자의 이름

  4. 감사된 품질보증계획의 유효성에 대한 기술을 포함한 감사 결과의 요약

  5. 피감사조직에서 시정조치를 수행할 수 있도록 각각의 감사 지적사항에 대한 상세한 기술

  6. 선임감사자의 서명

6.2. 선임감사자는 감사보고서와 완료된 감사점검표 및 시정조치요구서를 작성하여 품질팀장 또는 대표의 검토 및 승인을 받아 품질팀장에게 제출해야 한다. 발행된 시정조치요구서는 시정조치절차서(JSS-QAP-1001)에 따라 조치되어야 한다.

6.3. 품질팀장은 완결된 감사보고서 사본 한 부를 피감사조직의 대표자에게 전달해야 한다.

6.4. 시정조치요구서에 따른 후속조치가 요구되는 경우 품질팀장은 그러한 조치를 수행할 수 있도록 피 감사팀에게 시정조치요구서를 송부해야 한다.

7. 회신

7.1. 피 감사조직의 관리자는 감사 지적사항, 시정조치 일정, 재발 방지 수단 등을 조사하여 시정조치요구서 상에 이미 수행되었거나 계획된 활동을 명시한 후 품질팀으로 통보해야 한다.

7.2. 시정조치 결과는 감사보고서나 시정조치요구서에 명기된 회신요구일자(시정조치 요구일자) 이내에 회신되어야 하나, 지정된 기한 내 시정조치가 어려운 경우 피감사조직은 선임감사자와 협의하여 지적사항 시정조치의 회신 기한을 연장할 수도 있다.

7.3. 선임감사자는 회신된 내용의 타당성을 검토하고 품질팀장 또는 대표(품질팀의 경우)의 승인을 받아야 한다.

8. 후속 확인

8.1. 선임감사자는 시정조치가 완료된 후 2주일 이내에 시정조치가 계획된 대로 정확히 수행되었는지 확인해야 한다. 그러한 확인 사항은 선임감사자의 서명 및 날짜 기록과 함께 시정조치요구서에 문서화되어야 하며, 시정조치요구서는 품질팀장이나 대표(품질팀의 경우)의 승인을 받아야 한다.

8.2. 후속 확인은 감사 또는 객관적 증거자료를 검증하는 방법으로 수행될 수도 있다.

9. 기록

9.1. 품질팀장은 감사계획서, 감사보고서, 완성된 감사점검표, 관련 시정조치요구서 및 감사자 자격인정 기록서 등을 편철하여 보관해야 한다.

9.2. 감사 파일은 품질보증기록 관리절차서(JSS-QAP-1101)에 따라 유지, 관리되어야 한다.

10.0 양식

10.1 [양식 1201-01] 감사일정표

10.2 [양식 1201-02] 감사계획서

10.3 [양식 1201-03] 감사점검표

10.4 [양식 1201-04] 감사 참석자 서명지

10.5 [양식 1201-05] 감사보고서

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