문서관리 절차서
1. 목적
1.1. 본 장은 정확한 문서가 이용되고 있음을 보증하기 위하여 품질 요구사항을 명시하거나 품질에 영향을 미치는 업무를 기술한 문서의 작성, 발행 및 변경에 대한 문서관리 시스템과 책임사항을 기술하고 규정한다.
2. 범위
2.1. 본 절차서는 문서관리업무에 적용된다.
3. 문서 작성, 검토 및 승인
3.1. 관리되고 배부되어야 할 문서는 본 절차서의 “품질보증계획서 및 품질보증절차서 관리표(표 8.1)”, “문서관리표(표 8.2)” 및 해당 절차서에 명기되어 있다.
3.2. 각 문서의 작성, 검토 및 승인은 표 8.1, 표 8.2 및 해당 절차서에 지정되어 있는 팀에서 수행해야 한다. 작성 또는 검토 과정에 있는 문서는 승인 및 발행되어 사용되기 전까지는 효력이 없다.
3.3. 이러한 문서는 배부에 앞서 적합성, 완결성 및 승인에 대한 관리된 문서의 검토가 수행되어야 한다. 검토 및 승인을 수행하는 직원은 근거가 되는 관련 자료나 정보에 접근할 수 있는 권한을 가져야 한다.
4. 고객 제공 문서
4.1. 설계팀장은 품질팀장에게 고객 제공 문서를 배부하고 배부기록을 유지해야 한다.
4.2. 설계팀장 및 품질팀장은 고객문서를 이용하기 전에 이를 검토해야 한다.
5. 문서 발행
5.1. 문서를 작성할 책임이 있는 팀은 표 8.1, 표 8.2 및 해당 절차서에 따라 문서를 해당 팀 또는 관련 직원에게 발행해야 한다.
5.2. 효력 상실 및/또는 교체되는 제반 문서는 이러한 문서의 사용이 배제되고 있음을 보증하기 위해 배부자에 의해 작업장에서 수거하거나 물리적으로 파기해야 한다.
5.3. 법적 및/또는 기술 보존용으로 보관되는 구본 문서는 문서상에 “VOID”(구본)라고 표시해야 한다.
5.4. 문서를 발행하는 각 팀은 효력 상실 및 구본 문서의 사용을 배제하기 위하여 발행문서의 문서번호와 개정번호를 나타내는 문서배부대장(DDL)(양식 0801-01)을 작성, 유지하여야 한다.
5.5. 참조용 문서는 문서상에 “FOR REFERENCE”(참조용)라고 표시해야 한다.
6. 문서 배부
6.1. 문서 작성 책임이 있는 팀장은 본 절차서 표 8.1, 표 8.2 및 해당 절차서에 명시된 해당 팀장 또는 팀원에게 문서를 배부해야 한다.
6.2. 품질보증절차서는 품질보증계획서와 동일한 방법으로 전체를 한 권으로 묶은 바인더로써 품질팀장이 배부하여야 한다.
6.3. 문서를 분실, 손상 또는 추가 사본이 필요한 경우, 수령인은 배부자에게 문서를 다시 발행하고 손상된 문서를 반환하도록 요청해야 한다.
6.4. 발행된 통제 문서의 무단 복제는 금지된다. 추가 사본이 필요한 경우 수령자는 발신 팀에게 추가 관리본을 제공하도록 요청해야 한다.
7. 문서 변경
7.1. 본 절차서 7.4항 및 7.5항에 명시된 경미한 변경사항이 아닌 문서의 변경은 중요한 변경으로 간주되며, 본 절차서에 따라 원본과 같은 방법으로 검토 및 승인되어야 한다.
7.2. 문서의 개정된 부분에 좌측(또는 우측) 수직선(Vertical line), 밑줄 또는 색상표시 등을 통해 개정사항을 표시해야 한다.
7.3. 문서가 개정되면 반드시 문서를 재발행해야 한다. 변경 내용은 해당문서나 적절한 첨부 문서로 식별해야 한다.
7.4. 의미나 의도를 변경하지 않는 중요하지 않은 편집상 수정과 같이 각 팀장이 결정한 사소한 변경은 수정된 문서가 원본 문서와 동일한 검토 및 승인을 받지 않아도 된다.
7.5. 경미한 변경은 변경될 정보 전체에서 한 줄로 선을 그어 식별되어야 한다. 변경된 부분은 원본을 발행한 책임요원이 서명하고 날짜를 기입해야 한다. 하나의 문서에 대해 새롭게 개정된 문서를 발행하기 전에 경미한 변경은 최대 3회 허용된다.
8. 고객 제출 문서
8.1. 기술분야 검토 및 승인용으로 고객에게 제출될 문서는 설계요원이 작성, 설계팀장이 승인한 후 고객에게 제출해야 한다.
8.2. 설계팀장은 품질팀장에게 고객 제출 문서를 배부하고 배부기록을 유지해야 한다.
8.3. 품질분야 검토 및 승인용으로 고객에게 제출될 문서는 품질팀장이 고객에게 제출해야 한다.
9. 외부 발행 문서
9.1. 외부에서 작성된 문서를 사용하는 경우, 이들 문서번호 및 개정번호(가능하면 판 또는 추록 포함)와 함께 제이에스솔루션 내부 문서에 참조해야 한다.
10. 표
10.1. 표 8.1 : 품질보증계획서 및 품질보증절차서 관리표
11. 양식
11.1. [양식 0801-01] 문서배부대장(DDL)